АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления государственной услуги по организации исполнения
обращений, жалоб и запросов социально-правового характера граждан
Российской Федерации, поступивших в управление по делам архивов
Брянской области

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент государственной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов социально-правового характера граждан Российской Федерации, поступивших в управление по делам архивов Брянской области, (далее - регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Брянской области (далее - управление), а также порядок взаимодействия управления с государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.

Нормативно правовое регулирование предоставления
государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения обращений, жалоб и запросов (далее – запросов) социально-правового характера граждан Российской Федерации, поступивших в управление, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290 "О Федеральном архивном агентстве";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Положением об управлении по делам архивов Брянской области, утвержденным постановлением администрации Брянской области от 29 января 2004 года № 49.

Орган по предоставлению государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов социально-правового характера граждан Российской Федерации, поступивших в управление, осуществляет управление.
Непосредственное исполнение запросов граждан Российской Федерации осуществляют: государственные архивы, другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о государственной услуге

4. Государственная услуга по организации исполнения запросов социально-правового характера граждан Российской Федерации, поступивших в управление, предоставляется в виде официальных писем управления, ответов по электронной почте.
Государственная услуга по исполнению запросов социально-правового характера граждан Российской Федерации предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдаваемых государственными, муниципальными архивами, организациями.
5. Местонахождение управления и его почтовый адрес: 241050, г. Брянск, ул. Луначарского, 66.
6. Электронный адрес управления: archive@online.debryansk.ru.
7. Телефоны управления: 66-25-48, 66-18-40, 66-17-31.
8. Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов дана в приложении к настоящему регламенту.
9. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
по письменным обращениям;
по телефону;
по электронной почте;
при личном обращении граждан.
10. По письменным обращениям ответ о принятии к рассмотрению направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации запроса.
11. По телефону должностные лица управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов социально-правового характера граждан.
12. По электронной почте ответ о принятии к рассмотрению направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня поступления запроса.
13. Прием граждан осуществляется начальником управления, заместителями начальника управления, другими должностными лицами по рабочим дням. Режим работы:
понедельник – четверг: с 8.30 до 17.45;
пятница: с 8.30 до 16.30;
обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00.

Основание для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос в адрес управления.
15. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. Формы запросов определяются управлением, размещаются на сайте управления: www.archive.debryansk.ru.
Интернет-обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:
наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
изложение существа обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес места жительства;
электронный адрес;
дата отправления письма.
16. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

17. Запросы граждан, поступившие в управление и требующие составления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник управления вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги

18. По запросам, поступившим в управление, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации гражданам направляется ответ с указанием предоставления необходимых данных.
19. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги

20. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно и при условии поступления в письменном виде.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

21. Ответственным за предоставление государственной услуги является начальник управления, директор государственного архива, заведующий муниципальным архивом, осуществляющие оказание услуги.
22. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры управления:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в архивы по принадлежности;
подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).

Регистрация запросов и передача их на исполнение

23. Поступившие в управление письменные запросы в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке передаются делопроизводственной службой в соответствующий государственный архив области. Регистрация запроса осуществляется в государственном архиве.
24. При повторном обращении регистрация запроса осуществляется делопроизводственной службой управления.
25. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
26. При необходимости некоторые запросы докладываются начальнику управления, после чего с резолюцией направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив.
27. Депутатские запросы, обращения федеральных органов государственной власти, Брянской областной Думы, администрации Брянской области рассматриваются начальником управления в день поступления.
28. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса интернет-обращение (запрос) в день поступления распечатывается на бумажном носителе, адресату сообщается о принятии обращения к исполнению (при указанном адресе электронной почты) и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Анализ тематики поступивших запросов

29. Работник делопроизводственной службы управления осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в управлении научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Направление запросов на исполнение в организации
по принадлежности

30. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации управление направляет их со своим письмом по принадлежности:
в государственные (за исключением государственных архивов области) или муниципальные архивы;
в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
31. При необходимости государственные и муниципальные архивы направляют запросы на исполнение в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
32. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, управление направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

Подготовка и направление ответов гражданам

33. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие архивы (кроме государственных) и организации управление письменно в течение 7 дней уведомляет об этом граждан.
34. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю в течение 30 дней направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
35. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений

36. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению запросов заявителей определены Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».
37. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами управления, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
38. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего регламента.
39. Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами.
40. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления и архивов.
41. По результатам проведенных проверок (в случае выявления нарушений прав заявителей,) к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
42. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления и государственных архивов) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
43. Для проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления и сотрудники государственных архивов.
44. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе выполнения регламента

45. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
46. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
47. Начальник управления:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных архивах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
48. Ответ на жалобу подписывается начальником управления или его заместителями.
49. Ответ на жалобу, поступившую в управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
50. Письменная жалоба, поступившая в управление, для рассмотрения которой требуется обращение к архивным документам, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях начальник управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
51. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается. Об этом в течение 7 дней сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
52. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в управление. О данном решении заявитель, направивший обращение, уведомляется в течение 7 дней.