АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления государственной услуги по организации информационного
обеспечения граждан, органов государственной власти, местного
самоуправления, организаций и общественных объединений на
основе документов Архивного фонда Брянской области и
других архивных документов

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент предоставления управлением по делам архивов Брянской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Брянской области и других архивных документов (далее - регламент) разработан в целях повышения качества обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Брянской области (далее - управление), а также порядок взаимодействия управления с Брянской областной Думой, администрацией Брянской области, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями при рассмотрении обращений (запросов), в том числе поступивших из-за рубежа.

Нормативно-правовое регулирование предоставления
государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда Брянской области и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290;
приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Положение об управлении по делам архивов Брянской области, утвержденное постановлением администрации Брянской области от 29 января 2004 года № 49.

Орган по предоставлению государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Брянской области и других архивных документов осуществляет управление.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о предоставлении
государственной услуги

4. Государственная услуга по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Брянской области и других архивных документов предоставляется управлением в форме информационных писем, при необходимости, с приложением архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.
Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда Брянской области и других архивных документов осуществляется государственными архивами Брянской области, органами местного самоуправления, организациями при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.
5. Местонахождение управления и его почтовый адрес: 241050, г. Брянск, ул. Луначарского, 66.
6. Электронный адрес управления: e-mail: archive@online.debryansk.ru.
7. Справочные телефоны: 66-25-48, 66-18-40, 66-17-31.
8. Прием граждан осуществляется начальником управления, заместителями начальника управления, другими должностными лицами по рабочим дням. Режим работы:
понедельник – четверг: 8.30 - 17.45;
пятница:               8.30 - 16.30;
обеденный перерыв: 13.00 - 14.00.
9. Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов содержится в приложении 1 к настоящему регламенту.
10. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
посредством личного обращения пользователя;
на сайте управления по адресу: www.archive.debryansk.ru.
11. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме сотрудники управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением пользователей.
12. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги по информационному обеспечению пользователей ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.
13. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям пользователей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

Основание для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение (запрос) пользователя в адрес управления, в том числе переданное по электронной почте.
15. В поступившем в управление обращении (запросе) пользователя должны быть указаны:
наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя и отчество, контактный телефон;
почтовый или электронный адрес пользователя;
интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);
дата отправления.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

16. Обращения (запросы) граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в управлении в течение 30 дней со дня их регистрации.
17. При рассмотрении управлением обращений (запросов) органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, управление дает ответы на эти обращения и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то уполномоченное лицо управления согласует с уполномоченным лицом органа государственной власти - автором обращения срок предоставления информации.
18. При поступлении в управление обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, управление в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги

19. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.
20. Отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
21. Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя.
22. Обращения (запросы), не поддающиеся прочтению.

Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги

23. Управление осуществляет предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей бесплатно.
24. Государственные архивы осуществляют информационное обеспечение государственных органов и органов местного самоуправления, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно. Изготовление архивных копий объемом свыше 100 листов осуществляется за счет пользователя.
25. Информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений осуществляется государственными архивами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или бесплатно. Перечень платных услуг устанавливается прейскурантом на платные работы и услуги, выполняемые в государственных архивах Брянской области, утверждаемым приказом начальника управления по делам архивов Брянской области на основании нормативно-правового акта Росархива, размещается на сайте управления в сети «Интернет». Бесплатное информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений осуществляется государственными архивами в читальных залах архивов при обслуживании исследователей. Исследователями в читальных залах могут быть как отдельные граждане, так и представители организаций, общественных объединений. Поиск информации в читальных залах исследователями осуществляется самостоятельно при помощи научно-справочного аппарата архивов. Обслуживание исследователей осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19).

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

26. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрация обращений (запросов) пользователей, рассмотрение их руководством управления и передача на исполнение сотруднику управления либо в государственный или муниципальный архив;
2) анализ тематики обращений (запросов) пользователей;
3) направление запросов по результатам рассмотрения обращений пользователей на исполнение по принадлежности:
в государственные архивы для ответа;
в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для ответа в адрес автора обращения;
4) подготовка и направление ответов пользователям.
Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.

Регистрация обращений (запросов) пользователей
и передача их на исполнение

27. Регистрация обращения (запроса) является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги. Поступившие в управление письменные обращения (запросы) пользователей о предоставлении архивной информации регистрируются в день поступления делопроизводственной службой в установленном порядке и поступают на рассмотрение начальнику управления.
28. Депутатские запросы, обращения Брянской областной Думы, администрации Брянской области по вопросам их ведения к начальнику управления, иных органов исполнительной власти о предоставлении информации рассматриваются начальником управления в день поступления.
29. После регистрации и рассмотрения начальником управления обращения (запросы) пользователей с резолюцией начальника управления или сопроводительным письмом передаются на исполнение сотруднику управления, в государственный или муниципальный архив.
30. При поступлении в управление обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя обращение (запрос) в день поступления распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Анализ тематики обращений (запросов)

31. Сотрудник управления обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) пользователей, доведение их до исполнителей.
32. Сотрудник управления осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся в управлении архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:
правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
33. Управление письменно запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) пользователя достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
  34. По итогам анализа обращения (запроса) управление:
при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных, муниципальных и ведомственных архивах в течение 30 дней информирует об этом автора обращения (запроса) и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
в течение 7 дней дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Направление запросов управления по обращениям (запросам) органов
государственной власти на исполнение по принадлежности и
информирование органов государственной власти о результатах
рассмотрения их обращений (запросов)

35. Управление по итогам анализа тематики поступившего в его адрес обращения (запроса) органа государственной власти о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет в течение 7 дней со дня регистрации соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в государственные архивы, другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
36. Управление письменно в течение 7 дней со дня регистрации уведомляет автора обращения - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
37. Государственные архивы, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от управления запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя или, в отдельных случаях, в адрес управления.
38. При поступлении ответов в адрес управления специалисты управления анализируют их, оценивают полноту полученной информации, готовят информационное письмо с приложением поступивших из государственных архивов, иных органов и организаций информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров - для ответа на обращение (запрос) органа государственной власти.
39. Информационное письмо управления с необходимыми информационными материалами направляется в соответствующий орган государственной власти.

Направление запросов управления по обращениям (запросам)
пользователей (кроме запросов органов государственной власти)
на исполнение по принадлежности и информирование пользователей
о результатах рассмотрения их обращений (запросов)

40. По итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) пользователя управление в течение 7 дней со дня регистрации подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.
41. Государственные архивы, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от управления запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.
42. В случае необходимости управление может запрашивать у организаций-исполнителей запросов управления копии ответов о результатах рассмотрения обращений (запросов) пользователей.
43. Управление письменно уведомляет автора обращения (запроса) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в государственные архивы, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений

44. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, и принятием решений осуществляется должностными лицами управления, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.
45. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего регламента.
46. Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами.
47. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления.
48. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
49. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.
50. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе выполнения регламента

51. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  52. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
53. Начальник управления:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
54. Ответ на жалобу подписывается начальником управления.
55. Ответ на жалобу, поступившую в управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
56. Письменная жалоба, поступившая в управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях начальник управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
57. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
В течение 7 дней со дня регистрации:
управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;
если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в управление. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.