ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Брянской области
1. Общие положения
1.1. Документы администрации Брянской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Брянской области.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в администрации Брянской области.
1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. По истечении сроков ведомственного хранения документов, установленных пунктом 6 раздела 1 Положения об Архивном фонде Российской Федерации и пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", администрация передает эти документы на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации области.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение администрация области образует архив.
Администрация области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив создается как подразделение в составе отдела делопроизводства и протокола администрации области, возглавляемое заведующим сектором работы с корреспонденцией.
1.5. В своей работе архив руководствуется:
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", другими федеральными законами в области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;
Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России (Федеральном архивном агентстве), основными правилами работы архивов организации и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации;
законами и иными нормативно-правовыми актами Брянской области, в том числе методическими документами управления по делам архивов Брянской области и Государственного архива Брянской области.
1.6. Положение об архиве администрации области разработано на основании основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и утверждается Губернатором Брянской области по согласованию с Государственным архивом области.
1.7. Архив работает по планам, утверждаемым руководством администрации, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль деятельности архива осуществляет руководство администрации.
1.9. Организационно-методическое руководство за деятельностью архива администрации области осуществляют Государственный архив Брянской области и управление по делам архивов Брянской области.
2. Состав документов архива
2.1. Законченные делопроизводством администрации области документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, входивших в структуру аппарата администрации области.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в Государственный архив Брянской области в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и требованиями, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
3.1.4. Осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации области.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции.
3.2.1. Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу структурных подразделений администрации области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ЭПК управления по делам архивов Брянской области графики представления описей на рассмотрение ЭПК и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации и ЭПК управления по делам архивов Брянской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Брянской области.
3.2.6. Организует использование документов:
информирует руководство и работников администрации области о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке и в пределах своей компетенции выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области.
3.2.8. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства и протокола администрации области в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации области.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и отдела делопроизводства и протокола администрации области.
3.2.10. Ежегодно представляет в Государственный архив Брянской области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Брянской области документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации области.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность за работу архива
Заведующий сектором работы с корреспонденцией отдела делопроизводства и протокола и специалист 1 категории по работе с архивными документами названного сектора несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в объеме, предусмотренном их должностными обязанностями.
