ПОРЯДОК
подготовки организационных мероприятий с участием
Губернатора Брянской области

1. Общие положения

Порядок подготовки организационных мероприятий с участием Губернатора Брянской области (далее – Порядок) устанавливает основные требования к подготовке и организации мероприятий, проводимых с участием Губернатора Брянской области.
Действие настоящего Порядка распространяется на все структурные подразделения администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, исполнительные органы государственной власти Брянской области.
Для целей настоящего Порядка используются следующие основные понятия:
организатор – исполнительный орган государственной власти Брянской области, инициирующий организационное мероприятие с участием Губернатора Брянской области, а также несущий полную ответственность за его проведение;
протокольная атрибутика – герб, гимн, флаг и протокольные деловые аксессуары, применяемые при организации всех видов и форм визитов иностранных и российских делегаций согласно протокольному регламенту;
аншлаг – двухсторонняя табличка с указанием Ф.И.О. и должности лица, которая устанавливается на столе заседаний (переговоров) на том месте, где должен сидеть участник организационного мероприятия;
кувертная карта – карточка с именем и фамилией лица, приглашенного на официальный прием (банкет), которая устанавливается на столе рядом со столовым прибором, на том месте, где должен сидеть приглашенный.
Контроль за ходом подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора Брянской области осуществляет управление делами Губернатора Брянской области администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее – управление делами Губернатора области).
Организационные мероприятия с участием Губернатора Брянской области могут проводиться в форме:
заседания президиума Правительства Брянской области, заседания Правительства Брянской области, рабочего совещания (заседания), рабочей встречи, селекторного совещания, заседания совета, комиссии, штаба, межведомственной комиссии (проводимых с заданной периодичностью);
организационно-протокольного мероприятия, в т.ч. с участием официальных делегаций;
рабочей поездки Губернатора Брянской области в муниципальные образования Брянской области;
приема Губернатора Брянской области по случаю празднования юбилейных дат, государственных и региональных праздников;
в иных формах.
Не позднее 10 числа текущего месяца помощники (советники, консультанты) заместителей Губернатора Брянской области представляют в отдел организационной работы и протокола управления делами Губернатора области (далее – отдел организационной работы и протокола) согласованный заместителем Губернатора Брянской области:
план основных мероприятий с участием Губернатора Брянской области, заместителя Губернатора Брянской области на следующий месяц;
обобщенный план основных мероприятий курируемых исполнительных органов государственной власти Брянской области на следующий месяц.
На основании представленных предложений управление делами Губернатора области формирует перечень мероприятий с участием Губернатора Брянской области на следующий месяц и после утверждения Губернатором Брянской области обеспечивает рассылку перечня мероприятий заместителям Губернатора Брянской области.
Начальник управления делами Губернатора области обеспечивает формирование и утверждение еженедельного плана работы Губернатора Брянской области на основе предложений, поступивших от территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, структурных подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, исполнительных органов государственной власти Брянской области, органов местного самоуправления Брянской области, организаций и предприятий.
Проект еженедельного плана работы Губернатора Брянской области на предстоящую неделю представляется Губернатору Брянской области до среды предшествующей недели.
Копии утвержденного Губернатором Брянской области еженедельного плана работы Губернатора Брянской области на предстоящую неделю направляются отделом организационной работы и протокола заместителям Губернатора Брянской области и должностным лицам (по утвержденному списку) в течение суток с момента получения.
О текущих изменениях, вносимых в еженедельный план работы Губернатора Брянской области, незамедлительно информирует отдел организационной работы и протокола помощник Губернатора Брянской области, который определяется начальником управления делами Губернатора области в соответствии с должностным регламентом.
О любых изменениях в мероприятиях, планируемых с участием Губернатора Брянской области, заместители Губернатора Брянской области, исполнительные органы государственной власти Брянской области незамедлительно информируют управление делами Губернатора области (в срок не позднее 5 дней до даты проведения мероприятия, в т.ч. в письменной форме).
Отдел организационной работы и протокола за сутки до планируемого мероприятия уточняет сведения о дате, времени, месте проведения, техническом обеспечении мероприятия с участием Губернатора Брянской области и доводит информацию до сведения начальника управления делами Губернатора области.
Управление делами Губернатора области реализует единый подход в осуществлении организационных норм в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области к:
подготовке повестки дня совещания (заседания), списков участников;
разработке программ рабочих поездок Губернатора Брянской области в муниципальные образования;
изготовлению протокольной атрибутики (именные таблички, аншлаги, приглашения) совместно с хозяйственным управлением администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее – хозяйственное управлением) и организатором;
обеспечению взаимодействия федеральных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти Брянской области, государственных унитарных предприятий Брянской области, иных предприятий (учреждений) Брянской области по вопросам организационного, документационного, протокольного, транспортного обслуживания, технического обеспечения, обеспечения сувенирной продукцией и др. (совместно с хозяйственным управлением);
спискам делегаций и сопровождающих делегации лиц.
Подготовка внеплановых мероприятий с участием Губернатора Брянской области осуществляется в оперативном порядке по согласованию с заместителем Губернатора Брянской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Брянской области.

2. Подготовка рабочего совещания (заседания), рабочей встречи, селекторного совещания, заседания совета, комиссии, штаба, межведомственной комиссии

Подготовка и проведение мероприятий с участием Губернатора Брянской области (совещаний, заседаний) возлагается на исполнительные органы государственной власти Брянской области, инициирующие данное мероприятие, в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
Не позднее чем за 3 рабочих дня до мероприятия с участием Губернатора Брянской области организатор представляет заместителям Губернатора Брянской области, ответственным за мероприятие, пакет документов за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Брянской области (на бумажном и электронном носителях), в том числе:
повестку дня (регламент) мероприятия, утвержденную руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области или заместителем Губернатора Брянской области;
порядок ведения мероприятия (при необходимости);
списки участников мероприятия и приглашенных, предварительно согласованные с руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области или заместителем Губернатора Брянской области;
список представителей средств массовой информации, участвующих в освещении мероприятий с участием Губернатора Брянской области (при необходимости), согласованный с начальником отдела пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее – управление информационного обеспечения деятельности Губернатора области);
предложения по схеме рассадки участников совещания;
раздаточный и презентационный материалы;
проект решения (при необходимости).
Организатор представляет проект текста выступления (доклада) Губернатора Брянской области (при необходимости со слайдами), согласованный руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области или заместителем Губернатора Брянской области, начальнику управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области за 5 рабочих дней до начала мероприятия.
Контроль за своевременным представлением проекта текста выступления (доклада) Губернатора Брянской области в отдел пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области осуществляют помощники (советники, консультанты) заместителя Губернатора Брянской области, ответственного за проведение мероприятия.
Отредактированные информационные материалы (текст выступления (доклада) Губернатора Брянской области), согласованные начальником управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области и заместителем Губернатора Брянской области, курирующим информационную политику области, представляются в отдел организационной работы и протокола за 2 рабочих дня до мероприятия.
Контроль за своевременным (за 2 рабочих дня до мероприятия) представлением материалов в отдел организационной работы и протокола осуществляют помощники (советники, консультанты) заместителя Губернатора Брянской области, ответственного за проведение мероприятия.
Контроль за подготовкой проведения мероприятия с участием Губернатора Брянской области осуществляют начальник управления делами Губернатора области и отдел организационной работы и протокола.
На основании представленных документов отделом организационной работы и протокола формируются информационные материалы по данному совещанию (заседанию) и после согласования с начальником управления делами Губернатора области представляются Губернатору Брянской области за 2 дня до даты проведения мероприятия.
Приглашение участников совещания (заседания) осуществляется организатором после согласования списков участников с заместителем Губернатора Брянской области и начальником управления делами Губернатора области.
Приглашение представителей средств массовой информации осуществляется отделом пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области.
При необходимости демонстрации видеоматериалов, слайдов, аудио-записи совещания не позднее чем за 2 дня до проведения мероприятия организатор согласовывает технические условия и возможные варианты демонстрации презентационных материалов с отделом информационных систем хозяйственного управления либо с технической службой того учреждения (организации), где будет проводиться совещание с участием Губернатора Брянской области.
Организатор обязан определить специалиста, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, и обеспечить его присутствие в месте проведения мероприятия.
Подготовка зала для совещания (заседания) осуществляется организатором во взаимодействии с хозяйственным управлением, управлением делами Губернатора области и включает в себя:
установление аншлагов;
раскладку раздаточных и презентационных материалов;
обеспечение бумагой для записей (блокноты, тетради), ручками, карандашами;
техническое обеспечение (освещение, звукоусиливающая аппаратура, звукозаписывающая аппаратура, видеоаппаратура, кондиционирование);
протокольное обеспечение (вода, стаканы и прочее).
При необходимости организатор:
оформляет слайд-заставку;
определяет количество сотрудников для встречи и проводов участников совещания, схему транспортного обслуживания;
изготавливает бэйджи (при необходимости).
В случае необходимости материальное обеспечение мероприятий с участием Губернатора Брянской области согласовывается организатором с хозяйственным управлением.
Регистрация, встреча, сопровождение, размещение участников совещания (заседания) и приглашенных осуществляется организатором мероприятия.
Регистрация, встреча, сопровождение, размещение представителей средств массовой информации, поддержание порядка работы представителей СМИ осуществляются отделом пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области.
Ведение протокола совещания осуществляется помощниками Губернатора Брянской области, заместителя Губернатора Брянской области.
Фото- и видеосъемка мероприятий с участием Губернатора Брянской области осуществляется отделом пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области.
Подготовка информационных материалов для Губернатора Брянской области в рамках его участия в заседаниях рабочих групп, комиссий, советов на федеральном уровне, членом которых он является, осуществляется отраслевыми исполнительными органами государственной власти Брянской области под руководством курирующего заместителя Губернатора Брянской области в соответствии с поручениями Губернатора Брянской области и требованиями настоящего Порядка.

3. Подготовка еженедельного совещания с заместителями Губернатора Брянской области и еженедельного оперативного совещания при Губернаторе Брянской области

Повестку на еженедельное совещание с заместителями Губернатора Брянской области и оперативное совещание при Губернаторе Брянской области готовит отдел организационной работы и протокола на основании предложений исполнительных органов государственной власти Брянской области, заместителей Губернатора Брянской области, по поручению Губернатора Брянской области.
Материалы к еженедельному совещанию с заместителями Губернатора Брянской области, согласованные руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области, заместителем Губернатора Брянской области, курирующим данное направление, представляются помощниками (советниками, консультантами) заместителя Губернатора Брянской области в отдел организационной работы и протокола до 14.00 вторника, предшествующего дню проведения еженедельного совещания с заместителями Губернатора Брянской области (пятница, 9.00).
Материалы к оперативному совещанию при Губернаторе Брянской области, согласованные руководителем исполнительного органа государственной власти Брянской области, заместителем Губернатора Брянской области, курирующим данное направление, представляются помощниками (советниками, консультантами) заместителя Губернатора Брянской области в отдел организационной работы и протокола до 14.00 четверга, предшествующего дню проведения оперативного совещания при Губернаторе Брянской области (понедельник, 17.00).
Регистрация и размещение участников еженедельного совещания с заместителями Губернатора Брянской области и еженедельного оперативного совещания при Губернаторе Брянской области осуществляется отделом организационной работы и протокола.
Регистрация, встреча, сопровождение, размещение представителей средств массовой информации, поддержание порядка работы представителей СМИ осуществляются отделом пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области.
Фото- и видеосъемка на еженедельном совещании с заместителями Губернатора Брянской области и оперативном совещании при Губернаторе Брянской области осуществляется отделом пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области.
Ведение протокола еженедельного совещания с заместителями Губернатора Брянской области (пятница, 9.00) осуществляется управлением делами Губернатора области, протокола еженедельного оперативного совещания при Губернаторе Брянской области (понедельник, 17.00) – отделом делопроизводства администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области (далее – отделом делопроизводства).
Протокол совещания согласовывается с начальником управления делами Губернатора области и утверждается Губернатором Брянской области.
Копии утвержденного Губернатором Брянской области протокола совещания направляются в течение суток отделом организационной работы и протокола заместителям Губернатора Брянской области и должностным лицам, ответственным за исполнение.
Оригинал протокола еженедельного совещания с заместителями Губернатора Брянской области хранится в отделе организационной работы и протокола, оперативного совещания при Губернаторе Брянской области – в отделе делопроизводства в течение 3 лет, а по истечении срока хранения вместе с материалами передается в архив.
На основании протоколов рабочих (разовых) совещаний (заседаний) с участием Губернатора Брянской области отделом делопроизводства поручению Губернатора Брянской области присваивается номер.
Контроль за исполнением поручений Губернатора Брянской области осуществляет отдел делопроизводства.
Ход выполнения поручений Губернатора Брянской области может рассматриваться на совещаниях при Губернаторе Брянской области.

4. Подготовка организационно-протокольных мероприятий

Подготовку организационно-протокольных мероприятий, связанных с приемом в Брянской области иностранных и российских делегаций, прибывающих с официальным и рабочим визитом, а также официальных и рабочих визитов Губернатора Брянской области в субъекты Российской Федерации и иностранные государства осуществляют курирующий заместитель Губернатора Брянской области, помощники Губернатора Брянской области, отраслевые исполнительные органы государственной власти Брянской области по согласованию с управлением делами Губернатора области.
При подготовке официального визита организатор:
1. Обеспечивает подготовку организационного мероприятия в соответствии с международной практикой, нормами и традициями, принятыми на территории Российской Федерации.
2. Совместно с протокольной службой прибывающей стороны осуществляет подготовку информации о:
целях и сроках визита;
составе официальной делегации и сопровождающих лиц с указанием руководителя делегации и протокольного старшинства, а также составе делегации принимающей стороны;
ответственности за расходы по пребыванию (проживание, питание, транспорт и т.д.);
программе пребывания делегации;
аккредитованных на мероприятии СМИ;
списке должностных лиц, ответственных за прием, размещение и сопровождение гостей;
схеме кортежа, рассадке за столом переговоров и на протокольном мероприятии.
На основании этих данных организатор формирует информационные материалы для согласования и утверждения курирующим заместителем Губернатора Брянской области и представляет их в отдел организационной работы и протокола.
3. При организации визита иностранной делегации обеспечивает перевод документов, поступивших на имя Губернатора Брянской области, а также работу переводчика во время встречи Губернатора Брянской области и других официальных лиц с членами иностранной делегации.
4. Организует встречу (проводы) в аэропорту (на вокзале), оформление документов через зал официальных делегаций, координирует сопровождение гостей встречающей стороной в автомашинах.
5. Осуществляет контроль за использованием государственной и областной символики при проведении организационного мероприятия.
6. Обеспечивает подготовку и проведение протокольных мероприятий (завтраки, обеды, фуршеты и т.д.).
7. Готовит кувертные карты, протокольную атрибутику, необходимые для проведения организационного мероприятия.
8. Совместно со структурными подразделениями администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области осуществляет подготовку залов для проведения переговоров и встреч (флаги, канцелярские товары, цветы, минеральная вода, аншлаги, мультимедийное сопровождение, протокольная запись встречи, презентационный материал и прочее).
9. При подписании соглашения осуществляет весь комплекс мероприятий, связанных с его организацией.
10. В случае планируемого обмена подарками обеспечивает необходимой и соответствующей случаю сувенирной продукцией.
11. Организует культурную программу согласно программе пребывания, заказывает экскурсовода, обеспечивает входными билетами на культурные мероприятия.
12. Совместно с администрацией Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области готовит информацию о регионе прибывающей делегации, сотрудничестве с регионом, перечень обсуждаемых вопросов, другие информационные материалы.
13. При необходимости осуществляет взаимодействие с федеральными органами государственной власти, исполнительными органами государственной власти Брянской области, иными организациями (ресторанами, гостиничными комплексами и т.д.).
При подготовке рабочих визитов Губернатора Брянской области в другие субъекты Российской Федерации, иностранные государства организатор представляет в отдел организационной работы и протокола пакет документов, завизированных руководителем и согласованных курирующим заместителем Губернатора Брянской области (на бумажном и электронном носителях), не позднее чем за 3 рабочих дня до начала визита, в том числе информацию о сроке пребывания.
На основании представленных документов отделом организационной работы и протокола формируются информационные материалы визита и после согласования с начальником управления делами Губернатора области представляются Губернатору Брянской области.

5. Подготовка рабочей поездки Губернатора Брянской области в муниципальные образования Брянской области

Подготовка рабочей поездки Губернатора Брянской области в муниципальное образование Брянской области возлагается на отдел организационной работы и протокола совместно с курирующим заместителем Губернатора Брянской области и исполнительным органом государственной власти Брянской области в соответствии с планом работы Губернатора Брянской области.
Исполнительные органы государственной власти Брянской области не позднее чем за 3 рабочих дня до начала поездки или в сроки, установленные поручением Губернатора Брянской области, представляют в отдел организационной работы и протокола перечень объектов (предварительно согласованный с органами местного самоуправления), предлагаемых для посещения, и справку об объектах согласно приложению к Порядку, а также информацию о состоянии отраслей в муниципальных образованиях, курируемых исполнительными органами государственной власти Брянской области (на бумажном и электронном носителях), согласованные с курирующим заместителем Губернатора Брянской области и главой (главой администрации) муниципального образования.
Проект программы рабочей поездки Губернатора Брянской области в муниципальное образование готовит отдел организационной работы и протокола и согласовывает с начальником управления делами Губернатора области и главой (главой администрации) муниципального образования не позднее чем за 3 рабочих дня до начала поездки.
В программу рабочей поездки могут быть включены дополнительные объекты (не менее чем за 1 день до поездки).
На основании представленной информации отделом организационной работы и протокола формируются информационные материалы рабочей поездки для представления Губернатору Брянской области, которые включают в себя:
основную программу;
список делегации от Правительства Брянской области;
краткую информацию о социально-экономическом положении муниципального района, городского округа, подготовленную департаментом внутренней политики Брянской области;
информацию об объектах посещения (в т.ч. о деятельности предприятия (учреждения), бюджетном финансировании объекта, социально ориентированных программах, проектах, реализуемых данным предприятием (учреждением), или его участии в них);
регламенты предполагаемых совещаний (заседаний);
списки предполагаемых участников совещаний (заседаний).

6. Подготовка приема Губернатора Брянской области по случаю празднования юбилейных дат и государственных праздников

Подготовка сценарного плана приема Губернатора Брянской области возлагается на организатора.
Подготовка списков категорий участников приема Губернатора Брянской области, разработка приглашений, текста выступления Губернатора Брянской области, согласованного с начальником управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области, а также приглашение участников приема Губернатора Брянской области возлагается на организатора.
Список представителей средств массовой информации, участвующих в освещении приема Губернатора Брянской области, представляется отделом пресс-службы управления информационного обеспечения деятельности Губернатора области в отдел организационной работы и протокола.
Подготовка ценных подарков от имени Губернатора Брянской области, изготовление кувертных карт осуществляется организатором совместно с хозяйственным управлением.
Общий контроль за подготовкой приема Губернатора Брянской области осуществляет отдел организационной работы и протокола.
При проведении мероприятий областного масштаба утверждается оргкомитет, в состав которого входят представители структурных подразделений администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области, а также заинтересованных исполнительных органов государственной власти Брянской области. Организатор разрабатывает перечень организационных мероприятий, утверждаемый Губернатором Брянской области или заместителем Губернатора Брянской области.