В течение ряда лет в работе Брянского городского архива документов по личному составу, а также Карачевского и Суражского районных архивов накопился ряд проблем. На последнем оперативном совещании у Губернатора Брянской области Н. В. Денина рассматривалось состояние дела с сохранностью документов в этих учреждениях.
Начальник областного управления по делам архивов Ольга Филина проинформировала, что в Брянском городском архиве документов по личному составу, как известно, собираются документы работников ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемников. При этом здесь принимают социально-правовые запросы граждан (в год около 7 тыс. обращений), когда те обращаются за справками о стаже работы и заработной плате. Ликвидация организаций проходит постоянно, архиву требуются все большие площади хранилищ и штаты сотрудников.
В связи со 100% загруженностью архива Брянская городская администрация в 2006г. заключила договор об аренде дополнительной площади под архив 103,6 кв. м на территории ООО "Брянский автомобильный завод". Увеличение объемов работ потребовало выделения дополнительных трех ставок специалистов.
В перспективе ожидается ликвидация нескольких крупных предприятий города. Это значит, Брянскому городскому архиву по личному составу потребуется еще дополнительную площадь. Лучшим решением было бы выделение отдельного помещения площадью 1500 кв. м., что позволило бы решить вопрос на перспективу.
Еще сложнее ситуация с Карачевским и Суражским районными архивами. Там из-за трудностей не ведут работу по плановому приему документов. В том числе и от ликвидированных организаций и предприятий с 2002 года.
Карачевский районный архив хранит 100 фондов, 13907 дел. Площадь хранилища, которое находится в полуподвальном помещении -- 25 кв. м. По нормативам необходимо 35 кв. м. В связи с отсутствием места документы лежат в хранилище на полу, в проходе и в кабинете зав. архивом. Работа с документами при таком их размещении затруднена, нарушается пожарная безопасность. При этом в организациях и предприятиях района находится 2700 дел, подлежащих приему. Последняя проверка в мае 2006 года показала, что скученность и плохие условия для работы специалистов не позволяют им должным образом вести учет.
Похожая ситуация в Суражском районном архиве. Там хранится 99 фондов, 17581 дел. Площадь хранилища -- 28,6 кв. м. По нормативам же необходимо 45 кв. м. В организациях и предприятиях района ждут своего часа 3900 дел, которые надо сдавать в архив. От ликвидированных сельских администраций необходимо принять еще 375 дел, и кроме того, похозяйственных книг и дел по личному составу.
Главами администраций Карачевского и Суражского районов решаются вопросы с дополнительными помещениями под архивы. В городе Брянске вариант, который устраивал бы управление по делам архивов, пока не найден. Губернатор предложил Ольге Филиной и главе администрации Брянска Дмитрию Шапотько вместе искать пути решения для размещения городского архива в одном месте и напомнил, что чиновники должны оказывать качественные услуги населению. Запросы граждан по поводу своего трудового стажа должны приниматься в одном месте, по принципу "одного окна", с соблюдением сроков исполнения запроса.